Partout d.n.a.

Vanuit huis, maar gewoon bereikbaar en aan het werk! Zo doen we dit samen met jou

Blog

Dit hebben wij geleerd van 120 dagen op afstand samenwerken

Geschreven door Jeroen Valkenburg op 3 juli 2020

De coronacrisis heeft op iedereen impact, ook op ons als digitaal bureau. We zien een hoop kansen en uitdagingen. Het thuiswerken en samenwerken op afstand heeft een ongekende sprint doorgemaakt. Een overzicht van mijn observaties rondom de impact en remote werken deel ik graag met jou.

De coronacrisis heeft duidelijk gewerkt als versneller voor verandering

Thuiswerken is de norm aan het worden. De verduurzaming van het woon-werkverkeer gaat harder dan ooit, zie onder andere het initiatief van de Coalitie Anders Reizen. Ik verwacht zelf dat ongeveer 25% van het werk dat we nu gedwongen op afstand doen, zo zal blijven. Ongeveer een dag in de week. Wij geloven en ons team heeft zelf ervaren, dat op afstand werken in sommige situaties ook efficiënter werkt dan fysieke vormen van samenwerken.

Een voorbeeld van een vraag die we op afstand hebben opgelost kun je terug luisteren in een eerder gegeven interview met onze klant ABB

Als strateeg en verbinder in onze organisatie probeer ik structuur te geven aan de impact op ons werkveld door de coronacrisis. De impact en veranderingen groepeer ik op het gebied van processen, informatie, mensen en technologie:

Proces: we hoeven niet bij elkaar te zijn om samen te zijn en te werken

Voor de lock-down was het de regel dat je voor het maken van grote beslissingen of het verkrijgen van input uit een groep mensen je fysieke ontmoetingen organiseerde en deze faciliteerde door bijvoorbeeld een design sprint  te verzorgen. Uit verschillende locaties in het land reisden we af naar een locatie. Een kostbare en tijdsintensieve activiteit.

Door de crisis moeten veel teams thuiswerken en is het moeilijker om samen tot oplossingen te komen. Wij werden gedwongen om snel te innoveren en deze Design Sprints op afstand te verzorgen. De eerste testen lieten ons al snel zien dat we niet bij elkaar hoeven te zijn om samen te zijn en te werken. Het lijkt wel of Design Sprints gemaakt zijn om op afstand met een team aan een project te werken!

De voordelen van het proces van Design Sprints of gefaciliteerde workshops op afstand

  • Geen reistijd meer, kids naar school, kop koffie thuis erbij, inloggen en je bent aan de slag
  • Toch een gevoel van samenwerken en samenzijn
  • Energieniveau bij werksessie op afstand blijft wonderwel overeind, zeker in een tijd als deze waarin je elkaar niet meer zo vaak fysiek ontmoet wordt dit extra belangrijk.
  • Alle output is direct gedigitaliseerd, ook dit is tijdswinst.

Aandachtspunten zijn er zeker ook

  • De drastische overschakeling naar (langdurige) online gesprekken leidt tot vermoeidheid en zelfs uitputting. De term hangout-hangover heb ik al regelmatig voorbij zien komen. Zorg er dan ook voor dat je de tijd die je van mensen vraagt in online werksessies vermindert met de helft van wat je in fysieke bijeenkomsten zou reserveren.
  • Zorg voor genoeg pauzes. Elke 45 minuten kun je het beste even 5 minuten pakken om een glaasje water te pakken of je benen te strekken.
  • Een workshop op afstand vergt (nog) meer voorbereiding, omdat de virtuele tijd dat je samen bent beperkter is. Leg heel duidelijk uit waar de meeting voor is en wat je als resultaat eruit wil hebben. Zorg dat iedereen hierbij hetzelfde doel nastreeft. Probeer dat zo concreet mogelijk te maken, zodat je geconcentreerd hier naartoe kan werken.
  • Zet alle ander tools uit (mail, chat, socials etc.) en vermijd multitasken
  • Zorg dat iemand in controle is over de meeting en zorgt dat we on point blijven

Informatie: documenteren is key om elkaar op de hoogte te houden op afstand

We zien dat door thuiswerken en samenwerken in de cloud, het documenten van de voortgang en inzichtelijk maken van informatie voor teams nog belangrijker is geworden. Kwam je er voorheen mee weg even een vraag te stellen aan een collega op kantoor, dan moet je nu je antwoord altijd terug kunnen vinden in documentatie en online tools die dit faciliteren. Je ziet dat ook hierin een versnelling is opgetreden, je moet steeds beter en meer documenteren. Het resultaat? Er worden minder fouten gemaakt. Dit weegt ruimschoots op tegen de extra tijd die het documenteren kost.

Mensen: Een digitaal gesprek is niet hetzelfde als een ‘echt’ gesprek, het voelt veiliger maar kost ook meer energie

Het zijn rare en stressvolle tijden. Je concentratie wordt thuis constant op de proef gesteld. Maar op kantoor is dat misschien ook altijd wel zo geweest. Die collega die je even op je schouder tikt voor een vraag terwijl je diep geconcentreerd werkt. Een dringende mail van een klant die in je achterhoofd blijft plakken totdat je het opgepakt. Het zijn allemaal kleine dingetjes die jou minder productief maken. Het verschil is dat je op kantoor gewend bent om je zo te voelen, maar thuis is dat anders. Het valt je nu pas op, omdat je in een andere situatie terecht bent gekomen. Je ritme op kantoor wordt nu pas zichtbaar. Onze expert Kristianne schreef een blog over haar eigen ervaring

Ik kan me nog goed herinneren dat ik de eerste weken van het op afstand werken doodmoe was aan het einde van de dag. Ik had veel minder energie dan normaal, terwijl ik dezelfde dagindeling had als normaal. Gelukkig kwam ik dit artikel van de universiteit van Gent tegen. Het was heel herkenbaar. Hier wordt perfect uitgelegd waarom digitale gesprekken zo uitputtend zijn. Nog een extra motivatie om zuinig te zijn met de lengte van werksessies op afstand!

‘Onze geest wordt er in digitale interacties toe misleid om te geloven dat we bij elkaar zijn, maar onze lichamen weten dat dit niet het geval is. Wat er zo uitputtend is aan digitale gesprekken, is om voortdurend in de aanwezigheid te zijn van de ander zijn afwezigheid’.

Tools: kies wat bij jouw situatie het beste past door te focussen op het proces wat je wil digitaliseren

Op een kantoor kun je er gemakkelijk even een whiteboard bij pakken om iets uit te leggen. Thuis is dat een stuk lastiger. Gelukkig zijn er een aantal opties waarbij je hetzelfde effect kan krijgen. Tools zoals Miro  helpen ons hierbij omdat we hierin onze fysieke workshops bijna 1-op-1 kunnen doorvertalen naar een virtuele ruimte. Thuis werken betekent veelal improviseren met bestaande processen. Je kunt pas beslissen wat de beste technologie is als je werkt met verschillende tools en ziet wat je écht nodig hebt in het proces dat je op afstand wil faciliteren. Dit heeft tijd nodig.

Voor ons is de ideale toolset Miro in combinatie met Microsoft Teams geworden om te werken op afstand. Deze tools gecombineerd met Atlassian tools zoals Jira en Confluence zorgen ervoor dat we op afstand alle informatie over klanten en projecten paraat hebben. Voor alle onderlinge communciatie zijn we overgestapt op Teams terwijl we hiervoor veel gebruik maakte van Slack. Ik ben benieuwd wat jou favoriete combinatie is en waarom?

Wat als we 120 dagen vooruit kijken?

Als ik kijk naar onze eigen dienstverlening, dan wordt het op afstand verzorgen van werksessies een vaste dienst in onze portfolio en skillset van ons team. Voor onze opdrachtgevers verwacht ik door de crisis een versnelling in digitalisering en investeringen hierin. Dit heeft onder andere te maken met de enorme acceptatie van het online bestellen de afgelopen maanden. We zien ook kansen bij bedrijven die hun businessmodel moeten omgooien en op een andere manier toegevoegde waarde gaan leveren aan hun klanten omdat Corona impact heeft op consumentengedrag. Aan de andere kant zal er kritischer gekeken worden naar opbrengsten en kosten, maar ook dit is een kans om te laten zien welke waarde wij toevoegen aan omzetgroei en/of klanttevredenheid en naamsbekendheid.

Wij zijn er voor jou

Dit artikel is vooral bedoeld voor teams die zich bezighouden met marketing, innovatie & digitale productontwikkeling. Maar ik kan me voorstellen dat andere organisaties er ook wat van kunnen leren. Heb je een specifieke vraag of probleem over remote werken? Dan kun je altijd contact opnemen en kijken we hoe we kunnen helpen.

8Vacatures open!